دانشگاه آزاد اسلامی چالدران
طراحی یک سیستم انبارداری
استاد راهنما:جناب
دانشجو:
بهار 1400
 
 
با تشكر وقدرداني فراوان از زحمات بي دريغ :
استاد راهنما جناب آقاي استا یاسر رادی
                        وهمه كساني كه مرا در گردآوري
                                             اين پروژه كمك ومساعدت نمودند.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     
  مقدمه:
امروزه با پيشرفت علوم و تكنولوژي امكان توليد انبوره كالا فراهم شده است و اين كار برنامه‌ريزي دقيق جهت استفاده به موقع و حداكثر از امكانات را مي‌طلبد. تقسيم كار و رشد جمعيت نياز استفاده از فرآورده‌هاي ديگران را بوجود آورده است و اين خود زمينه پيدايش سازمان‌هاي معظم گرديده كه در اين نظام‌هاي پيچيده فني ـ اجتماعي، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش كالا از ثبات قيمت محصول، تعمير و نگهداري ماشين‌ها و ... نقش مهمي را ايفا نمايد بطوريكه نقش آن در تجارت غير قابل انكار است.
ارزش ريالي موجودي‌هاي انبار در صنايع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفي در ميزان نگهداري موجودي انبار واحدهاي صنعتي ـ تجاري مؤثرند مثل روش توليد، دوره توليد، ميزان بكارگيري ماشين‌آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اوليه مورد احتياج، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني، وضعيت واحد صنعتي در كل صنعت كشور و جهان و ... و بالاخره سيستم‌هاي تداركاتي و سفارشات واحدهاي توليدي. اما انبار به دلايل متفاوتي براي مؤسسات و مراكز تجاري ـ صنعتي از اهميت خاصي برخوردار مي‌باشد كه اهم آنها عبارتند از:ارزش بالاي سرمايه در گردش شركت كه به صورت كالا در انبار نگهداري مي‌شود (گاهاً تا 60 درصد سرمايه در گردش).ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش‌هايي نظير توليد يا تعمير و نگهداري و وقفه در توليد به علت نرسيدن نيازمندي‌ها.ارتباط نزديك انبار با بخش برنامه‌ريزي مواد بايد به نحوي باشد كه ضربه‌هاي حاصله در اثر كمبود محصول يا مواد را خنثي نمايد و حكم ضربه‌گير را در سازمان داشته باشد.
 
تعريف انبار:
امروزه انبار ديگر حالت يك محفظه را ندارد بلكه عمليات آن زماني كافي و رضايت‌بخش است كه از دو جهت اطلاعاتي و فيزيكي مورد توجه قرار گيرد بطور كلي انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني ـ صنعتي يا مواد اوليه يا فرآورده‌هاي مختلف در آن نگهداري مي‌شود يا مي‌توان گفت محل و فضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات، كالاي نيمه ساخته (كالاي در جريان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفي، قطعات يدكي ماشين‌آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداري مي‌شود آنهم براساس سيستم صحيح طبقه‌بندي.
جايگاه انبار:
سازماندهي سازمان‌هاي ختلف بنابر نيازهاي آنها متفاوت است. گاه در بعضي از مؤسسات انبار مستقيماً زير نظر مدير عامل قرار دارد و تحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضايعات و ... قرار دارد. در سازمان‌هاي دولتي و غير انتفاعي معمولاً واحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري است انجام وظيفه مي‌نمايد.
اهداف و وظايف انبارها:
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها چه در سازمان‌هاي دولتي و چه بخش خصوصي، تأمين و نگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است. انبارداري عبارتست از كليه فعاليت‌هاي مربوط به تهيه و نگهداري و تحويل مواد و اقلام مورد نياز در زمان مناسب و مديريت انبارداري نيز برنامه‌ريزي و سازمان‌دهي و هماهنگي و هدايت و كنترل عمليات انبارداري است وظايف انبارها را مي‌توان به شرح زير بازگو نمود: برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي    مورد نياز سازمان در حد مطلوب خود. همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده.نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستورالعمل‌هاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحيح انبارداري، موجبات تسريع در انجام امور سازمان و توليد بي‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جويي و كاهش هزينه‌هاي توليد را موجب شده و بنيه مالي شركت (سازمان) را تقويت مي‌نمايد اجراي قوانين و دستورالعمل‌هاي سازمان در كليه امور خصوصاً انبارداري كه جنبه مالي دارد لازم‌الاجراست و عدول از آن كيفر به همراه دارد.
گرچه كهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنياي امروز موجبات كندي كار را فراهم مي‌نمايد ولي در پي اصلاح و نوسازي آن همواره بايد تلاش نمود.
 
انواع انبارها:
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي‌باشند:انبارهاي پوشيده: كه از تمام اطراف بسته است و داراي سقف و وسايل ايمني كامل مي‌باشند.انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است. اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي‌نمايد.انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداري ماشين‌آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
انبارها را از نظر نوع موادي كه در آن نگهداري مي‌شود مي‌توان به چهار دسته كلي يا بيشتر تقسيم نمود مثل انبار مواد اوليه يا انبار محصول يا  انبار ضايعات يا ... .
از تركيب چند انبار با هم نيز مخزن بوجود مي‌آيد. انبارها از لحاظ كالاهايي كه در آنها نگهداري مي‌شود به انبار كالاهاي معمولي، قابل اشتعال يا انفجار، فاسد شدني، شيميايي و سموم و انبار مواد غله‌اي تقسيم مي‌شود و از لحاظ چگونگي و ماهيت به انبارهاي گمركي و ترانزيتي يا انبارهاي توزيع محلي يا ناحيه‌اي كارخانه‌هاي صنعتي تقسيم مي‌شود و ممكن است دسته‌بندي‌هاي ديگري را نيز از انبارها بعمل آورد كه در زمره ساير روش‌ها مي‌توان آنها را بررسي نمود.
 
انواع موجودي‌هاي انبارها:مواد اوليه: براي ساخت محصولات كه به مواد خام مشهور است. البته مواد اوليه ممكن است مواد خام و طبيعي نباشد بلكه محصول ساخته شده در يك كارخانه ممكن است ماده اوليه كارخانه ديگر باشد مثل نخ كه محصول نهايي كارخانه نخ ريسي است اما ماده اوليه پارچه‌بافي است و پارچه نيز خود ماده اوليه كارخانجات و لباس دوزي‌هاست.كالاي نيمه ساخته (كالاي در جريان ساخت): كه شامل بهاي ناقص دستمزد و مواد و هزينه‌هاي سربار ساخت مي‌باشد.كالاي ساخته شده: كالاهاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند كه ممكن است تهيه شده يا ساخته شده باشند.اجناس خريداري شده جهت فروش: كه در مؤسسات تجاري و توزيع كننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي‌خورد.مواد و لوازم مصرفي: كه در توليد غيرمستقيم مؤثرند مثل گريس، روغن، ملزومات و غيره ... .قطعات يدكي ماشين‌آلات: كه جهت تعمير ماشين‌آلات و دستگاه‌ها بكار مي‌روند.ابزارآلات: كه ابزار كارگاه‌ها براي توليد محصول مي‌باشد.اجناس اسقاطي: اجناسي هستند كه مستهلك شده و غيرقابل استفاده‌اند و معمولاً به مزايده گذاشته مي‌شوند يا مورد تعمير مجدد قرار مي‌گيرند.
موجودي‌هاي مذكور بايد در انبارها با نظم و طبقه‌بندي و جاگذاري و كدگذاري‌هاي مناسبي قرار بگيرند.
 
سيستم انبارداري و مزيت‌هاي آن:
سيستم مجموعه‌اي از اجزاء و عناصرست كه با هم داراي ارتباط متقابلي مي‌باشند و هر سيستمي داراي هدف است و غالباً برآيندي غير از برآيند حاصل جمع برآيندهاي اجزاء خود دارد. وجود اين كليت جدا با ويژگي‌هاي خاص خود در امور انبارداري مزاياي زيادي را عايد ما مي‌سازد كه اهم اين مزايا عبارتند از:شناسايي كالاهاي موجود در انبار به نحوي آسانتر و دسترسي راحت‌تر به كالاها بخصوص در مؤسسات با حجم موجودي‌هاي زياد و متنوع.تشكيل فايل‌هاي اطلاعاتي دقيق‌تر در بخش‌هاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم‌گيري‌‌هاي مديريت.دادن اطلاعات دقيق و صحيح به ساير بخش‌هاي مؤسسه و ارتباط سيستماتيك و منظم اطلاعات ميان آنها.رفع اشكال ناشي از اتكاء سيستم و مؤسسه به افراد معين در صورتي‌كه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليت‌هاي سيستم را بر عهده گيرد در اسرع وقت از چهارچوب فعاليت‌ها و روابط سيستم اطلاع حاصل مي‌نمايد.ايجاد اطمينان خاطر در مديريت و مسئولين بخش‌ها در صورت وجود سيستم منظم و تصميم‌گيري بجا و به موقع متكي بر اطلاعات صحيح و كافي.ايجاد كنترل‌هاي دقيق در سيستم از طريق كنترل دائمي و ادواري موجودي‌هاي انبار و بررسي و رفع مغايرات احتمالي.كاهش هزينه‌هاي مصرف بدون مواد يا سهل انگاري در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهاي زايد و پيش‌بيني‌هاي غلط به علت نداشتن اطلاعات صحيح و به موقع هزينه‌هاي ديگر.پايه و اساسي جهت سيستم حسابداري صنعتي مي‌گردد اگر سيستم نگهداري و ثبت ميزان رسيده و مصرف مواد صحيح تعبيه شود.تأثير روحي ناشي از وجود نظم و آگاهي مسئولين از ميزان دقيق موجودي‌هاي و كاهش يا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصديان يا انبارداران و مديران و رئيس انبارها.
وظايف انباردار:توصيه و پيشنهاد روش‌هاي انبارداري و اصلاحي ديگر.اجراي سيستم و روش انبارداري مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.نظارت كلي نسبت به تمام انبارهاي سازمان از طريق رؤساي واحدهاي تابعه.تعيين انواع مختلف كالاهايي كه بايد در انبار نگهداري شوند.نگهداري مدارك مربوط به موجودي‌هاي واقعي كالاها در مؤسسه.مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودي‌هاي انبار از لحاظ فساد و نابودي و ساير مخاطرات احتمالي.اجراي بودجه مصوب انبارها.مراقبت در رفع نواقص پرسنلي و تكميل كادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظيم برنامه‌هاي آموزشي آنان.مراقبت در ارسال گزارش‌هاي ماهيانه انبارها و ساير مكاتبات و انجام امور اداري.
وظايف رئيس يا متصدي انبار:حفظ و حراست كليه اجناسي كه در تحويل انبار مي‌باشند و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالي.اطلاع از انواع موجودي انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.تشخيص و تعيين اشياء اضافي و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.مراقبت در اينكه موجودي‌هاي انبار از حداقل و حداكثر مندرج در كارت‌هاي انبار كمتر نشده و يا تجاوز نكند.نظارت در دريافت و تحويل كالا طبق دستورات صادره و تهيه اسناد مربوط به آن.مراقبت در بسته‌بندي و حمل محصولات و توزين و شمارش كالاها.مراقبت در ثبت مدارك و اسناد و دفاتر و كارت‌هاي انبار.داشتن مهارت كافي در طبقه‌بندي، نگهداري، جاگذاري اجناس و ترتيب محل انبارها و كالاها و كد آنها.خود را موظف به رعايت اصول امانت‌داري و حفظ منافع مؤسسه مربوطه بداند.از روش‌ها و فنون انبارداري اطلاعا كافي داشته و داراي ابتكار شخصي در تسهيل امور انبارها باشد.گزارشات هر دوره عملكرد (هفتگي ـ پانزده روزه ـ ماهيانه) را به نحوي صحيح و به موقع جهت ارائه به مديريت‌ها تهيه نمايد.
انتظارات مديريت يك مؤسسه از سيستم كنترل انبارها:وجود همكاري بين واحدهاي مربوط به خريد، دريافت، آزمايش، انبار و حسابداري.تمركز يافتن كليه خريدها در قسمت خريد.به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.انبار كردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصي كه به نحو دقيق و با سرپرستي كامل محافظت گردند.تعيين ميزان حداقل و حداكثر موجودي هر جنس به نحوي‌كه از آن حدود تجاوز يا كاهش ننمايد.انجام عمليات صحيح در مورد صدور اجناس بطوريكه تحويل آن طبق درخواست‌هاي مصوب در موقع لزوم انجام شود.
طراحي و برنامه‌ريزي تأمين كالا:
براي اينكه قسمت انبارهاي سازمان بتواند وظايف محوله را به نحو احسن به مرحله اجرا درآورد و از خريد كالاهاي زايد و بلامصرف جلوگيري گردد و سازمان مواجه با كمبود مواد اوليه و لوازم و قطعات يدكي مورد نياز نشود، مديران و مسئولين كليه قسمت‌هاي سازمان با همكاري مسئولين قسمت‌هاي خريد و انبارها، با برنامه‌ريزي صحيح و تحقيقات و محاسبه همه جانبه نيازهاي واقعي سازمان را برآورد نموده و با ايجاد سيستم صحيح، از خريدهاي بي‌رويه و اتلاف سرمايه و نيروي كار سازمان جلوگيري نمايد. بطور كلي برنامه‌ريزي تأمين كالا، متناسب با سيستم كار سازمان، موقعيت جغرافيايي، امكانات مالي، فضاي انبارها و امكانات نگهداري كالا و ... بايد طراحي و به مرحله اجرا درآيد. ارائه طرحي بي‌چون و چرا كه در كليه سازمان‌ها قابل اجرا باشد ميسر نبوده و مقرون به صلاح هم نخواهد بود. اما اميد است با رعايت مراحل و نكات ذيل بتوان مسئولين امر را در اين مهم ياري نمود:
(1) تعيين انواع كالاهاي مورد نياز: در هر سازماني بايد مشخص شود كه چه كالاهايي مورد نياز است؟ براي تهيه صورت كالاهاي مورد نياز سازمان بايد عمليات و مراحل ذيل را به مرحله اجرا درآورد:
الف) قسمت‌هاي مختلف سازمان كالاي مورد نياز خود را با ذكر مشخصات دقيق به قسمت تداركات ارسال مي‌دارند.
ب) قسمت تداركات ليست‌هاي ارسالي از قسمت‌هاي مختلف را دقيقاً بررسي نموده و كالاهاي مشترك‌المصرف و يا ملزومات عمومي را به صورت فهرستي تنظيم و ثبت مي‌نمايد.
ج) سپس كالاهايي را كه از طرف دو يا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان كالاهاي چند مصرفي به ليست‌هاي فوق اضافه مي‌شود.
د) سپس كالاهاي اختصاصي قسمت‌هاي مختلف سازمان مشخص و به نام قسمت درخواست كننده به صورت كلي كالاهاي مورد نياز اضافه مي‌شود. بدين ترتيب اسامي كليه نيازها با ذكر قسمت‌هاي مصرف كننده آن مهيا مي‌شود.
(2) استاندارد كردن كالاهاي مورد نياز سازمان: در اجراي اين اصل مشخصات فني و ميزان ايمني و مرغوبيت كالاهاي مورد نياز توسط مسئولين فني و كارشناسان ذيصلاح دقيقاً مشخص و با توجه به كيفيت و بهاي آنها در مقايسه با كالاهاي مشابه و قابل مصرف، مناسب‌ترين نوع يا مارك هر يك از كالاها را معين مي‌نمايند. مسئولين خريد مكلفند تا هميشه كالاهاي مورد نياز را با مارك تعيين شده خريداري و از خريداري كردن مارك‌هاي غيرمجاز خودداري نمايند.
(3) تعيين مقدار هر يك از اقلام كالاها: مقدار هر يك از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اوليت كالاها تهيه مي‌شوند.
(4) شناسايي منابع خريد و تأمين كالا: جهت حصول اطمينان از دقت و سرعت و عدم ايجاد وقفه و تأمين كالاها با قيمت ارزان و كيفيت مرغوب بايد كارخانجات و نمايندگي‌هاي معتبر فروش را مشخص كرد اين مؤسسات و نمايندگي‌ها ممكن است در داخل يا خارج كشور باشند. همچنين برسي امكانات تهيه و توليد بعضي از كالاها با امكانات سازمان موجبات خودكفايي تقريبي را فراهم مي‌آورد لذا علاوه بر صرفه‌جويي در قيمت خريد و حمل و نقل، موجب افزايش مهارت كاركنان شده و نگراني كمبود و يا نبود اين كالاها در بازار تا حدودي مرتفع خواهد شد. منبع ديگر تأمين كالا، وجود كالاهاي بلامصرف و اضافه بر مصرف در ساير انبارهاي سازمان است و لازم است انبارها از اين لحاظ دائماً بررسي شوند تا در صورت احتياج به قسمت‌هاي نيازمند ديگر انتقال و يا در صورت عدم نياز به فروش برسند تا از ركود سرمايه و فرسايش كالاها در  انبارها جلوگيري شود.
طبقه‌بندي
تعريف طبقه‌بندي و نكات مهم در اجراي آن:
به تقسيم انواع كالاهاي موجود به گروه‌ها يا دسته‌هائي‌كه داراي صفات مشترك و يا كاربرد مشترك باشند طبقه‌بندي گويند. طبقه‌بندي كالا به طور ناقص در منازل، سازمان‌ها و ... به نحوي صورت گرفته و در بيشتر موارد براي نگهداري كالا ناگزير به اجراي آن خواهيم بود. در انبارها براي نگهداري بهتر و تعيين آدرس و پياده كردن سيستم كدگذاري و كنترل موجودي و طبقه‌بندي كالا اهميت مي‌يابد. معمولاً در سازمان‌ها و مؤسسات بزرگ صنعتي، با بررسي‌هاي دقيق و همه جانبه كليه كالاهاي مورد نياز سازمان را با توجه به كاربرد و خصوصيات و شرايط نگهداري آنها به چند گروه الي و هر گروه اصلي را به يك انبار اختصاص مي‌دهند. در انبار نيز كالاهاي موجود را با توجه به تجانس و حجم كالا و كاربرد آنها و وسايل و امكانات نگهداري و گنجايش انبارها طبقه‌بندي مي‌نمايند يعني يك گروه اصلي كالا را به يك انبار اختصاص داده و چند گروه فرعي ديگر از آن تهيه مي‌نمايند در طبقه‌بندي بايد به نكات مهم زير توجه نمود:براي كليه كاركنان انبار ساده و قابل فهم باشد.با احتاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نياز آنها را به راحتي تأمين نمايد.انعطاف‌پذير بوده و با تغييرات كاهش يا افزايش تعداد اقلام كالاهاي مورد نياز قابل تطبيق باشد.
 
عوامل مؤثر در انتخاب سيستم و شيوه طبقه‌بندي:تعداد اقلام انبار و كالاها و همچنين ظرفيت انبارهاوسايل نگهداري كالا و ميزان صادرات و واردات كالاهاموقعيت جغرافيايي قسمت‌هاي مصرف كنندهمقررات و نظريه مقامات مسئول سازمان.
انواع طبقه‌بندي كردن كالاها:
              (1)طبقه‌بندي كردن كالاهاي مورد نياز سازمان.
              (2)طبقه‌بندي كالاهاي موجود در انبار.
   (3)طبقه‌بندي كالا در سطح مواد مورد نياز صنايع كشور يا طبقه‌بندي استاندارد.
   (4)طبقه‌بندي كالاها براساس طرح‌ها و برنامه‌ها.
   (5)طبقه‌بندي كالا بر حسب مراحل انجام كار و زمان مصرف.
در نوع اول طبقه‌بندي كليه نيازهاي سازمان را به گروه‌هاي عمده تقسيم و هر گروه را در انباري با توجه به عمليات و فعاليت‌ها قرار داده و آن انبار را به همان نام مي‌نامند مثل انبار مصالح ساختماني، قطعات يدكي، برق، لوازم اداري و نوشت‌افزار و انبار ملزومات عمومي، انبار سوخت و روغن‌آلات و ... .
در روش دوم يك يا دو گروه اصلي كالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و كاربر و ميزان مصرف و امكانات نگهداري و ... آنرا به گروه‌هاي فرعي تقسيم مي‌نمايند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختماني به عنوان گروهي اصلي به گروه‌هاي فرعي آهن‌آلات، لوزام بهداشتي، لوازم برقي، لوازم لوله‌كشي، ابزار ساختماني، مصالح ساختمان، لوازم تزئيني و ... تقسيم و رده‌بندي مي‌گردد.
در روش چهارم كليه كالاها و لوازم مختلف مربوط به اجراي يك طرح يا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و كليه اين كالاها را به مقدار لازم در اختيار مجريان طرح قرار مي‌دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام كار و عمليات و زمان‌بندي اجراي هر برنامه كالاهاي مورد نياز آن مرحله را در يك گروه قرار مي‌دهند مثلاً در شركت نفت پس از كشف و تخمين مقدار ذخيره معادن نفت، جهت حفاري چاه‌ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به يكي از پالايشگاه‌هاي كشور ابتدا كليه لوازم حفاري بعد كليه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌كشي و انتقال نفت را تحويل داده و هر مرحله يك گروه را تشكيل مي‌دهد.
اما روش سوم يا استاندارد در كشورهاي صنعتي با همكاري كليه مؤسسات صنعتي دولتي و خصوصي به اجرا درمي‌آيد. به طبقه‌بندي كليه مواد مورد نياز صنايع و توليدات كشور طبقه‌بندي ملي يا استاندار گويند كه مورد قبول و استفاده كليه مؤسسات توليدي قرار مي‌گيرد.
 
تعريف و فوايد كدگذاري:
به ايجاد رويه و سيستمي كه هب وسيله آن اطلاعات و نشانه‌هاي مورد نياز از شخصي به شخص ديگر يا از نقطه‌اي به نقطه ديگر به صورت خلاصه منتقل گردد كدگذاري گويند. كه به معني رمز يا نشان خاص است و جهت سهولت در كار و تقليل حجم گفته‌ها و نوشته‌ها بكار مي‌رود در كدگذاري ممكن است از عوامل متعددي چون رنگ‌ها، نورها، اشكال، اعداد، الفبا و ... يا تركيبي از آنها بهره گرفت اما مهمترين فوايد سيستم كدگذاري عبارتند از:
(1) جلوگيري از نوشتن جملات طويل و توصيفي و شناسايي كردن ساده و دقيق‌تر كالاها.
(2)استاندارد كردن كالاها و كمك به جمع‌آوري صحيح آمار و اطلاعات آماري و محاسباتي.
(3)ثبت عمليات واردات و صادرات كالاها و نگهداري حساب دقيق موجودي انبار توسط ماشين‌هاي الكترونيكي پيشرفته.
(4)صدور سفارش خريد بطور ساده و مطمئن و دقيق و پيگيري ساده‌تر امور و سهولت برنامه‌ريزي و كنترل.
انواع روش‌هاي كدگذاري:روش ساده با روش اعداد ترتيبي.روش اعداد گروهي.روش اعشاري يا روش ديوئي.روش حروفي يا الفبايي.روش نيمونيك يا روش استفاده اول نام كالاها.روش مخفي.روش كدينگ ويژه.روش كدينگ استاندارد.
در روش ساده كالاها به ترتيب ورود سريال مي‌خورند مثل 1 و 2 و 3 ... و براي انبارهايي تعداد اقلامشان محدود بود در قديم استفاده مي‌ِشد عيب اين روش عدم توانايي در كنار هم‌گذاري كدهاي دو كالاي مشابه در صورت جديد‌الورود بودن يكي از آنها بود كه با فاصله باز اين مشكل رفع شد مثل 1 ـ 5 ـ 10 ـ 15 ـ ... يعني اعداد بين آنها كه كد كالاي مشابه با شماره‌هاي قبل و بعد از آن را نشان مي‌دهد. در روش اعداد گروهي كليه كالاها را به چند گروه كلي متناسب تقسم مي‌نماييم. مثلاً‌350 قلم كالاي مؤسسه را در 5 گروه تقسيم‌بندي مي‌كنند لذا تعداد كالاها در هر گروه عبارتست از  70= 5 ÷ 350.
يعني 70 قلم در يك رده قرار مي‌گيرد با 30% شماره اضافي هر رده شامل 100 قلم كالا مي‌گردد كه از شماره 70 تا 100 جهت كالاهاي جديد‌الورود مي‌باشد به همين ترتيب در هر رده 30% شماره اضافي از كل تعداد موجودي در هر رده در نظر گرفته مي‌شود و رده دوم از 101 شمارش مي‌شود و رده سوم از 201 و رده چهارم از 301 و رده پنجم از 401 اين روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه كدهاي اضافي تعبيه شده است حسن ديگر آن اين است كه عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودي است. در مثال بالا 500 كد خواهيم داشت (براي 5 گروه اصلي ئ 350 موجودي واقعي و هر 70 قلم در يك گروه قرار مي‌گيرد). در روش اعشاري ديوئي از عدد و اعشار استفاده مي‌شود و بيشتر در كتابخانه‌ها متداول است مثلاً كد 7/15/24 عدد 24 بيانگر گروه كتاب و دو رقم دوم يعني 15 نمايانگر نام مؤلف و عدد 7 نشانگر نام كتاب است.
در روش حروف الفبايي از حروف و يا اعداد و حروف مركب استفاده مي‌شود كه گروه اصلي با يك حرف و گروه فرعي و اصل كالا از حروف ديگر يا اعداد مشخص مي‌شود. در روش نيمونيك يا حروف اول نام كالاها كه براي انبارها با موجودي كم بكار مي‌رود نام كالا يا مشخصات چيزي را به اختصار بياد ما مي‌آورد مثل نزاجا = نيروي زميني ارتش جهموري اسلامي ايران يا ا.س.م = اسيد سولفوريك مرگ و ... . اين روش محتاج به حضور ذهن خوب كاركنان انبارداري است. در روش مخفي ارقام علامات و يا حروفي كه براي كدگذاري بكار مي‌رود اول داراي معني و مفهوم خاص بوده و درك آنها مستلزم شناخت قبلي يا مراجعه به راهنما يا كلي رمز خواهد بود مثل شماره خودورهاي ارتش يا علاماتي كه در مخابرات تلگرافي از آنها استفاده مي‌شود.
روش كدينگ ويژه جهت طراحي و كدگذاري اقلام انبا بنا به نياز مؤسسه است. بعد از كدگذاري همه اقلام مؤسسه فهرست كاملي با ذكر مشخصات دقيق و واحد مصرف جنس تهيه مي‌شود و جاي خالي يا اعداد رزرو نيز در نظر گرفته مي‌شود. پس از طي مراحل فوق دفتر راهنماي انبارها تهيه مي‌شود كه مورد استفاده مصرف كنندگان، انبار، مأمورين خريد و حسابداري قرار گرفته و به منزله زبان يكنواخت قسمت‌هاي مختلف عمل مي‌نمايد.
در اين دفتر مواردي چون نام و مشخصات كالا، واحد مصرفي جنس، شماره يا كد كالا و محل در انبار به چشم مي‌خورد.
براي دستيابي به شماره جنس در دفترچه راهنماي اقلام بايد اقدامات زير را به عمل آورد:تعيين گروه اصلي مربوط به آن جنس.تعيين گروه فرعي آن جنس كه در داخل گروه اصلي قرار دارد.تعيين شماره كالاهاي مربوطه از داخل گروه‌هاي فرعي.
 
سيستم Mesc:
در سيستم Mesc كه روش كدگذاري جديدي به شمار مي‌آيد، هر قلم كالا توسط يك عدد ده رقمي نشان داده مي‌شود. براي كليه اقلام مصرفي و مورد مصرف آينده صنعت يكصد (99 تا 00) گروه پيش‌بيني شده است. هر گروه مشتمل بر يكصد گروه فرعي (99 تا 00) و هر گروه فرعي نيز شامل يكصد گروه فرعي ديگر مي‌باشد. علاوه بر آن مي‌توان به هر يك از تركيبات اين شش رقم، اعداد (999 ـ 000) يك عدد سه رقمي را اضافه نمود. اجزاء تشكيل دهنده نه (9) رقم اول Mesc به ترتيب زير نشان دهنده موارد زير مي‌باشند:
                    نمودار مشخصات كالا                فرعي    فرعي    اصلي
                      ** ـ *** ـ    ـ      ** ـ    ** ـ    **
به اين ترتيب هر قلم كالا با 9 رقم اول شماره طبقه‌بندي (Mesc) مشخص شده و رقم آخر كه نمودار ناميده مي‌شود، اطلاعات خاص را درباره كالاي مورد بحث به شرح زير در اختيار مي‌گذارد:
نمودار 0: هنوز اين كالا بكار گرفته نشده است.
نمودار 1: نشان دهنده كالاها و لوازم وارداتي (غير از قطعات يدكي وارداتي) است كه به عنوان كالاهاي استاندارد صنعت برگزيده شده‌اند.
نمودار 2: نشان دهنده كالاها و لوازم و يا قطعاتي است كه در ايران ساخته و يا تهيه مي‌شوند و به عنوان كالاهاي استاندارد برگزيه شده‌اند.
نمودار 3: نشان دهنده قطعات يدكي وارداتي است كه به عنوان قطعات يدكي استاندارد صنعت انتخاب شده‌اند.
نمودار 4: نمايشگر شماره موقت كالا بوده و فقط باي استفاده دايره طبقه‌بند كالا مي‌باشد.
نمودار 5: نمايشگر لزوم مراجعه به يك شماره طبقه (Mesc) ديگر براي كسب مشخصات اصلي است.
نمودار 6: نشانگر كالاهاي غيراستاندارد اعم از لوازم عمومي و قطعات يدكي است كه مجدداً نبايد سفارش شوند. اقام داراي نمودار 6 به سرعت بايد مورد بررسي قرار گيرند و طبق ضوابط مربوطه ترتيب حذف آنها از موجودي انبار داده شود.
نموار 7: نشان دهنده كالايي است كه قابل مصرف مي‌باشد ولي كالاي مشابه ديگري جانشين آن شده و ديگر سفاش داده نخواهد شد  و از مسئولين انبار خواسته مي‌شود كه قبل از سفارش و توزيع اقلام استاندارد، نسبت به توزيع و مصرف اقلام نمودار 7 نمايند.
نمودار 8: نشانگر كالاي مستعملي است كه تعمير شده و قابل استفاده مي‌باشد و در انبار نگهداري مي‌شود.
نموار 9: نشانگر كالايي است كه هنوز مشخصات آن با هيچيك از نمودارهاي فوق قابل تطبيق نباشد و مادامي كه تصميم نهايي درباره آن گرفته نشده سفارشي نخواهد شد. پس از اتمام مطالعات درباره آن كالا مصرف كننده مي‌بايستي فرم پشنهادي براي تغيير و اصلاح1 نمودار 9 به يك نمودار استاندارد يا غير استاندارد با در نظر گرفتن ضرورت انبار نمودن آن قلم به منظور عمليات آتي به اداره طبقه‌بندي كالا ارسال نمايد.
اقلام نمودار 6 و 7 و 9 به علت استاندارد نبودن در كتاب طبقه‌بندي و كدگذاري آورده نمي‌شوند و در اسرع وقت مي‌بايست بررسي و تعيين تكليف گردند. جهت نيل به اين هدف اين گونه اقلام در فهرست موجودي انبار و همچنين در فهرست جداگانه‌ايكه در اختيار ادارات انبارها و تداركات قرار خواهد گرفت و جهت هر گونه مراجعه بعدي موجود مي‌باشد. فهرست كامل كدينگ آن به شر زير است لازم به ذكر است كه اين سيستم در صنعت نفت كشور ما در حال حاضر به اجرا در آمده است و قابل پياده كردن در نقاط و صنايع ديگر نيز مي‌باشند فهرست طبقه‌بندي و كدگذاري كامل به شرح زير است
 
فهرست گروه‌هاي طبقه‌بندي و كدگذاري كالاها
الف ـ حفاري و توليد:
گروه 1. ماشين‌آلات حفاري و دكل حفاري
گروه 2. ماشين‌آلات توليد و سيمان
گروه 3. ابزارآلات حفاري و توليد
گروه 4. ابزارآلات سيمان‌كاري دكل حفاري
گروه 5. ابزارآلات تعميرات
گروه 6. ابزار دقيق حفاري
گروه7. ابزار دقيق كنترل دكل حفاري و توليد
گروه8. كالاهاي حفاري دكل حفاري و سيمانكاري
گروه9. كالاهاي مورد استفاده در استخراج و توليد
گروه10.دكل حفاري و متعلقات
گروه11. دستگاه‌هاي عملياتي و زمين‌شناسي و لرزه‌نگاري.
ب ـ حمل و نقل (‍Transportation):
گروه13. اتومبيل‌هاي اروپايي
گروه 14. اتومبيل‌هاي غيراروپايي
گروه 15. كاميون‌ها و اتوبوس‌ها (اروپايي)
گروه 16. كاميون‌ها و اتوبوس‌ها (غيراروپايي)
گروه 17. تراكتورها و تريلرها
گروه 18. تراكتورها و تريلرها (كاتر پيلار)
گروه 19. لوكوموتيوها، واگن‌ها و دستگاه‌هاي راه‌آهن
گروه 20. وسايط نقليه دريايي كوچك
گروه 21. وسايط نقليه دريايي نفتكش
گروه 22.
گروه 23. وسايط متفرقه نقليه، متعلقات وسايط نقليه
گروه 24. دستگا‌ه‌هاي مربوط به تعميرگاه و ابزارآلات مربوط به اتومبيل
گروه 25. هواپيمايي.
ج ـ متعلقات ماشين‌آلات و ابزار دقيق:
گروه 26. متعلقات ماشين‌آلات، آلات متحركه، تسمه‌ها
گروه 27. قطعات يدكي ابزار دقيق و وسايل اندازه‌گيري
گروه 28. ابزار دقيق، وسايل اندازه‌گيري و درجه‌ها.
 
تعريف سيستم اطلاعاتي انبار و نتايج اجراي آن: منظور از سيستم اطلاعاتي ايجاد روشي سيستماتيك و منطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترل‌هاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات، يا مي‌توان گفت كه ايجاد روشي است، سيستماتيك و منطقي كه امكان انجام عمليات تهيه و نگهداري جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهيه كامل و تحويل به مصرف كننده ميسر مي‌سازد. جزئيات عمليات در واحدهاي مختلف توليدي يا خدماتي، بسته به نوع فعاليت و سازمان داخلي، ممكن است با هم تفاوت داشته باشند ولي نتايج زير از اجراي هر طرح سيستم اطلاعاتي انبار عايد مؤسسه مي‌شود:
             1.  ايجاد رابطه‌هاي بهتر و منطقي‌تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات.
              2.  تسريع در عملكرد قسمت‌هاي مختلف به كمك طرح فرم‌هاي مناسب.
             3.  ايجاد كنترل‌هاي بهتر در مؤسسه (كارخانه).
            4.   كمك به شناسايي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه به تنواع آنها.
            5.  طرح‌هاي فرم‌هاي مناسب‌تر براي نگهداري حساب موجودي‌هاي انبار (مثل كارت انبار و ...).
             6.  طرح فرم‌هاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار (مثل برگ درخواست ازانبار   .                                          
 
 
 
كار با سيستم بطور آزمايشي و براي مدت معين
رفع نقايص احتمالي كه
معمولاً در عمل پيش مي‌آيد
شناخت سيستم موجود و
نقاط قوت و ضعف آن
 
طرح سيستم نهايي
بله
بله
خير
آيا سيستم قابل ترميم است؟
تصميم به طرح سيستم اطلاعاتي انبار
مشخص كردن اهداف و محدوديت‌هاي سيستم
طرح سيستم پيشنهادي 
جديد
تجزيه و تحليل سيستم
پيشنهادي
ارائه سيستم پيشنهادي جهت اخذ تأئيديه از سرپرست مربوطه
خير
آيا از قبل سيستمي وجود دارد؟
بررسي و رفع نقايص سيستم موجود
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
متداول‌ترين فرم‌هاي مورد استفاده در سيستم اطلاعاتي انبار به شرح زير مي‌باشند:
(1) كارت انبار: ‌اين فرم جهت ثبت كليه نقل و انتقالات مربوط به موجودي مورد استفاده قرار مي‌گيرد و توسط انباردار تهيه مي‌شود و براي موارد زير بكار مي‌رود:
الف) ثبت مقادير ورودي و خروجي هر يك از اقلام موجودي.
ب) مبناي كنترل گردش اقلام موجودي.
ج) مبناي مقايسه با كارت حسابداري انبار و اصلاح مغايرات.
د) تشخيص اقلام كم گردش و راكد.
ه) ضبط سوابق سفارش موجودي.
 
(2) برگ درخواست جنس از انبار: اين فرم جهت دريافت كالا از انبار مورد استفاده قرار مي‌گيرد و توسط مصرف كننده پر مي‌شود و داراي كاربردهايي به شرح زير مي‌باشد:
الف) ذكر مشخصات و مقادير اقلام درخواستي از انبار.
ب) مجوز تحويل جنس به درخواست كننده.
ج) مبناي صدور درخواست خريد.
د) مبناي صدور حواله انبار.
 
(3) حواله انبار (برگ مصرف كالا): اين فرم هنگام تحويل كالا به متقاضي تنظيم مي‌شود و توسط انبار پر مي‌شود و داراي كاربردهاي زير است:
الف) اعلام نوع و مقدار اقلام صادره از انبار جهت هر يك از واحدهاي درخواست كننده.
ب) مبناي ثبت كارت موجودي و حسابداري انبار.
ج) مبناي تهيه صورت خلاصه گردش اقلام انبار.
د) مبناي قيمت‌گذاري اقلام صادره.
 
 (4) برگ درخواست خريد: اين فرم توسط انبار تكميل مي‌گردد و به منظور خريد اقلام برنامه‌اي يا براساس مصوبات شركت مورد استفاده واقع مي‌گردد و داراي كاربردهايي به شرح موارد زير است:
 
(5) برگ سفارش خريد: اين فرم براي عقد قرارداد با فروشنده كالاي مورد نظر استفاده مي‌شود و توسط اداره خريد تهيه و براي خريدهاي خارجي بر مبناي فرم درخواست خريد تنظيم مي‌شود و داراي كاربردهاي زير است:
الف) به عنوان درخواست خريد رسمي و قطعي از فروشنده است.
ب) اعلام مشخصات دقيق و شرايط مورد قبول به فروشنده.
ج) تأييد صسفارش توسط فروشنده از طريق امضاء و عودت يك نسخه از فرم.
د) پيگيري اقلام سفارش شده توسط سرپرستي انبار يا انباردار.
ه) مبناي كنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دريافت آنها.
 
(6) رسيد انبار: هنگام دريافت و رسيد كالا به انبار اين فرم به منزله تأييد تحويل كالا به انبار بوده و توسط انبار تنظيم مي‌شود. و داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:
الف) اعلام و تأييد رسيد اقلام وارده به انبار و ذكر مشخصات اقلام.
ب) اعلام رسيد محموله‌هاي برگشتي از فروش به انبار محصول.
ج) اعلام رسيد اقلام اماني به انبار (در صورت عدم وجود برگ برگشت كالاهاي اماني).
د) قيمت‌‌گذاري اقلام وارده.
ه) ثبت كارت‌هاي موجودي و حسابداري.
 
(7) برگ رسيد و تحويل مستقيم: در شرايطي كه اقلام خريداري شده مي‌بايستي مستقيماً به درخواست كننده تحويل گردد اين فرم توسط او تنظيم مي‌ِشود و داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:
الف) اعلاميه و تأييديه رسيد اقلام (غير انبار) خريداري شده و ذكر مشخصات دقيق آنها.
ب) مبناي رسيد جنس به تحويل گيرنده نهايي (متقاضي).
ج) مبناي قيمت‌گذاري اقلام خريداري شده.
 
(8) كارت حساب انبار: اين كارت توسط مسئول كاردكس مركزي عمل مي‌شود و تقريباً مثل كارت انبار است با اين فرق كه ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. يك كارت حساب هم مقدار فيزيكي و هم ريالي را كنترل مي‌نمايد.
 
(9) صورت‌حساب خريد: براي مشخص كردن كالاهاي خريداري شده و توسط اداره خريد صادر مي‌شود.
بخش‌هاي درگير در سيستم اطلاعاتي انبارها:
طراحي سيستم اطلاعاتي انبار در كارخانه مستلزم آگاهي از قوانين، محدوديت‌ها و مسئوليت‌هاي مختلف نسبت به تهيه و نگهداري جنس و اطلاع از بخش‌هايي چون خريد، نگهداري بازرسي، انبار و حسابداري مي‌باشد كه در زير خلاصه ارتباط آنها را با انبار متذكر مي‌شود:
حسابداري: جهت نگهداري حساب‌هاي مالي شركت و آمارهاي توليدي دو بخش حسابداري وجود دارد حسابداري مالي و حسابداري صنعتي كه حسابداري صنعتي ارتباط بيشتري با انبارها دارد چرا كه جهت محاسبه سودآوري محصولات مختلف و متعدد محاسبه بهاي تمام شده كالاهاي فروش رفته و موجود حائز اهميت است  و اطلاعات آن جز با سيستم اطلاعاتي صحيح امكان‌پذير نيست و ساير وظايف بخش حسابداري و صنعتي عبارتست از:اطلاعات مربوط به نقل و انتقال مواد در كارخانه از لحظه ورود تا خروج از طريق كارت حساب انبار و كنترل مقداري و قيمتي موجودي‌ها و انتقال اطلاعات مذكور ه دفاتر حسابداري.قيمت‌گذاري مواد صادره از انبار به روش‌هاي مختلف بسته به نوع كالا و شرايط موجود و سياست شركت مثل روش‌هاي LIFO-FIFO ميانگين وزني در شيوه قيمت‌گذاري اداري و FIFO-LIFO شناسايي ويژه و ميانگين متحرك روش قيمت‌گذاري دائمي يا روش قيمت‌گذاري استاندارد و محاسبه مغايرت‌هاي مربوط به نرخ مواد، مصرف مواد كه خود به انحراف در تركيب و بازده مواد تقسيم مي‌شود كه در خصوص روش‌هاي قيمت‌گذاري در فصلي جداگانه بحث خواهيم نمود.بررسي دوره گردش موجودي و جلوگيري از ركود سرمايه‌ها، بطوريكه  10% كاهش در كالاهاي صنعتي انگليس در سال 1970 مي‌توانست 1300 ميليون ليره سرمايه راكد را آزاد نمايد (به استناد آمار انگلستان).تعيين حداقل موجودي كه تحت هيچ شرايطي موجودي انبار از آن مقدار كمتر نبايد بشود. و حداكثر موجودي كه بيشتر شدن موجودي از آن حد غيرلازم و غيراقتصادي است و نقطه سفارش يعني ميزاني كه وقتي موجودي انبار به آن مقدار برسد انباردار اقدام به صدور درخواست خريد مي‌كند اين اطلاعات بر روي كارت انبار و كارت حساب انبار درج مي‌گردد و كنترل دائمي از اقلام در انبار وجود دارد كه از طريق دريافت يك نسخه از فرم‌هاي سيستم اطلاعاتي اين اطلاعات كنترلي به روز درمي‌آيد.
خريد: تهيه و تدارك كالاها و خدمات از طريق عاقلانه و رقابتي يعني با قيمت، كميت، كيفيت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظايف اين بخش مي‌باشد خريدهاي اداره خريد بر سه دسته‌اند:كالاهايي كه به صورت برنامه‌ريزي شده و در آغاز هر سال معين شده است به صورت قرار داد خريداري مي‌شود.كالاهايي كه براساس درخواست خريد از طرف قسمت‌هاي مختلف كارخانه توسط مأمور خريد تهيه مي‌شود.كالاهايي كه براساس درخواست خريد از طرف قسمت‌هاي مختلف كارخانه بدون دخالت مأمور خريد تهيه مي‌شود و براي آنها نمي‌توان در آغاز سال برنامه‌ريزي ارائه نمود.
بازرسي: در بسياري از واحدهاي صنعتي براي كنترل كالاهاي وارده يا صادره قسمتي به نام بازرسي وجود دارد كه كنترل كميت كالاهاي صادره يا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول كميت لازم، عدم قبول آنرا در دستور جلسه بازرسي ذكر مي‌كند تا فوراً به اين امر رسيدگي شود. اين اداره در مؤسسات بزرگ در محل درب ورودي كارخانه قرار دارد و در مؤسسات كوچك توسط نگهبانان بازرسي به عمل مي‌آيد در بعضي موسسات هم نگهبانان و هم دفتر يا اداره بازرسي با هم در يكجا قرار دارند. قسمت بازرسي به كالاهايي كه جواز خروج به تأييد امضاء مجاز رسيده‌ باشد اجازه خروج (ورود) مي‌دهد. و با فرمي به نام رسيد كالا به بازرسي كه داراي دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج كالا در آن ثبت شده و در پايان روز يك نسخه از فرم جهت اطلاع مديريت به آنجا ارسال مي‌شود دستورالعمل‌هاي اجرايي ورود كالا به شرح زير مي‌باشد:دريافت كالا و كنترل آن با فرم‌هاي مربوطه (مثل برگ درخواست خريد كه در دست مأمور خريد است).در صورت لزوم توزين كالا (وزن كردن) به وسيله باسكول و يا شمارش آن.ثبت اطلاعات مربوطه در فرم رسيد كالا به قسمت بازرسي (وارده) و دفتر بازرسي صفحه واردات{ اين اطلاعات شامل تاريخ، نام راننده خوردو، شماره خودرو مقدار و نام و مشخصات و واحد كالا و ... مي‌باشد.ارسال كالا به انبار مربوطه همراه يك نفر مأمور.ثبت شماره مسلسل فرم رسيد كالا به قسمت بازرس (وارده) زير فرم‌هاي مربوطه و ثبت و شماره‌هاي بازرسي.ارسال فرم‌هاي مربوطه به قسمت‌هاي ذينفع
اهم مراحل سيستم تداركات مواد و غيره:
اول: قسمت مصرف كننده پس از تشخيص لزوم دريافت جنس، فرم درخواست كالا را پر نموده و پس از تأييد آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آنرا در اختيار انباردار مي‌گذارد.
دوم: انباردار از طريق مراجعه به كارت انبار از ميزان موجودي جنس اطلاع حاصل مي‌نمايد.
سوم: در صورتي‌كه جنس به اندازه كافي موجود باشد طي فرم حواله انبار جنس را تحويل داده و پس از عملكرد در كارت انبار، حسابداري را از جريان مطلع مي‌نمايد.
چهارم: در مواردي كه جنس موجود نباشد و با در صورت لزوم درخواست خريد صادر نموده و به تداركات ارسال مي‌نمايد.
پنجم: قسمت تداركات مبلغ لازم براي خريد اجناس را برآورد نموده و براي مشخص نمودن وضع اعتباري آنرا به حسابداري مي‌فرستد.
ششم: حسابداري پس از تشخيص و تثبيت وضعيت اعتباري، فرم مربوطه را به قسمت تداركات برگشت مي‌دهد.
هفتم: تصميم‌گيري در مورد خريد با توجه به آئين‌نامه و شرايط خريد از طرف مديريت دستگاه و يا قسمت تداركات.
هشتم: در صورتي‌كه با خريد جنس موافقت نشود و نتيجه طي برگشت فرم درخواست خريد به انبار و از طريق انبار به اطلاع درخواست كننده مي‌رسد.
نهم: عمليات مقدماتي سفارش جنس براساس قوانين مربوطه در قسمت تداركات انجام و فرم سفارش خريد صادر مي‌گردد.
دهم: در مورد خريد اجناس داخلي و يا خارجي با توجه به مقررات مربوطه به خريد از جنبه نوع آن (كوچك، متوسط و بزرگ) تصميم‌گيري لازم به عمل مي‌آيد.
يازدهم: قسمت تداركات ضمن انجام عمليات خريد از طريق ارسال يك نسخه از سفارش خريد انبار را در جريان عمليات سفارش قرار مي‌دهد.
دوازدهم: سفارش خريد كالاي خريداري شده از طرف فروشنده و يا مأمور خريد به انبار وارد مي‌شود.
سيزدهم: انبار پس از كنترل كمي و كيفي جنس از طريق فرم رسيد انبار وصول جنس را اعلام مي‌نمايد (قبض انبار).
چهاردهم: در صورتي‌كه جنس با مشخصات لازم مطابقت ننمايد انباردار طي فرم گزارش كالاي غيرقابل قبول نتيجه را هب اطلاع تداركات مي رساند تا اقدامات لازم به منظور تعويض جنس به عمل آيد.
پانزدهم: تداركات پس از دريافت رسيد انبار، مدارك لازم را تكميل و جهت انجام امور مالي مربوطه به حسابداري ارسال مي‌دارد.
شانزدهم: انباردار پس از عملكرد در كارت انبار درخواست كننده را از جريان رسد جنس مطلع مي‌نمايد.
انواع عمده وسائل حمل و نقل انبارها:
وسائل حمل و نقل داخلي واحدهاي توليدي متنوع و بسيارند اما به طور كلي مي‌توان آن‌ها را به پنج گروه تقسيم كرد.
 
1ـ نقاله‌ها
الف) نقاله كمربندي (تسمه‌اي) متحرك
ب) نقاله تسمه‌اي ثابت
ج) نقاله غلتكي
د) نقاله گارمني
ه) نقاله آويزي
و) نقاله هوايي نئوماتيك
ز) آسانسورهاي سطلي
2ـ جراثقال‌ها
الف) جراثقال‌هاي دستي پايدار چرخي همه جارو
ب) جراثقال‌هاي زنجيري
ج) جراثقال‌هاي ريلي
3ـ ارابه‌هاي دستي
4ـ   ماشين‌هاي صنعتي
5ـ پالت (خرك)
الف) پالت چوبي
ب) پالت فلزي
 
كنترل انبار:
 موجودي‌گيري ادواري يا انبار گرداني چه در سازمان‌هاي دولتي و چه خصوصي به روش‌هاي مختلف صورت مي‌گيرد. كنترل انبارها ممكن است توسط مقامات مجاز و مسئول سازمان به عمل آيد كه كنترل داخلي ناميده مي‌شود يا اين‌كه توسط مقامات مجاز و با هيئت حسابرسي ويژه‌اي از خارج از سازمان به عمل مي‌آيد كه به آن كنترل خارجي گويند. در طئول سال، ممكن است انبارها در چند نوبت و توسط گروه‌ها و مقامات مختلف آن هم به طور رسمي يا غير رسمي مورد برريسي و كنترل قرار بگيرند، لذا كنترل دقيق و كامل گردش عمليات و موجودي انبارها در پايان سال از اهميت خاصي برخوردار خواهد بود. و بايد حتماً به مرحله اجرا درآيد.
كنترل كميت: كنترل كميت جهت حصول اطمينان از گردش عمليات و موجودي‌ كالاهاي انبار از نظر وارده صادره و موجودي انبار به عمل مي‌آيد و هدف از آن تعيين صحت و سقم موجودي كالا و محاسبه كسر يا اضافه موجودي كالا درانبارهاست و براي رسيدن به اين هدف پس از ثبت كليه اسناد صادرت و واردات در كارت‌هاي مربوطه، موجودي كالا شمارش و با موجودي كارت‌ها مقايسه مي‌شود اين نوع منترل كمي به طرق مختلفي صورت مي‌گيرد كه اهم آن‌ها عبارتند از:
الف )  كنترل نمونه‌اي: در اين روش چند كارت انبار به طور تصادفي استخراج و شمارش و با موجودي واقعي مقايسه مي‌شود
ب)  كنترل چند درصد: در اين روش درصد معيني (10% يا 20% يا ...) از كالاها با كارت‌هايشان مورد بررسي و مقايسه قرار مي‌گيرند.
ج)   كنترل 100% يا كل موجودي: يعني كليه موجودي‌ها با مقادير كارت‌هايشان مورد بررسي و مقايسه قرار مي‌گيرند.
د)   كنترل مواد و كالاهاي خاص كه شمارش و يا توزين و اندازه‌گيري آن‌ها دشوار و پر هزينه است: در موادردي كه كالاهايي به مقدار زياد در انبارها وجود دارد ، يا معمولاً در فضاي باز كنترل وتعيين آن‌ها مستلزم دقت و هزينه زياد مي‌باشد يا اينكه اندازه‌گيري دقيق آنها ميسر نباشد معمولاً از روش تنظيم و تخمين استفاده مي‌شود مثلاً شمارش تعداد زيادي پيچ از طريق وزن چندتا و تناسب‌بندي يا شمارش آجرها از روي تخمين حجم يا وزن كردن شن و ماسه يا ما كدام به شكل هندسي درآوردن آنها و برآورد وزن و حجم آن مقدور مي‌باشد.
ه)  انبارگرداني يا كنترل جامع: در پايان هر سال در مواردي كه احتمال سوء استفاده و اختلاف حساب مهمي در انبار مشاهده مي‌شود، جهت كشف اختلاس و رفع اختلاف و تعيين ميزان دقيق موجودي كالا و تنظيم صورت واقعي اقدام به انبارگرداني مي‌شود. در اين روش ابتدا كليه موجودي انبارها را بدون توجه به كارت‌ها صورت‌برداري نموده و با اقلام موجود در كارت‌هاي بروز در آمده مقايسه مي‌شوندو مغايرت گيري مي‌شود و صورت مغايرات تهيه مي‌شود. در صورت مغايرات، اسامي و تعداد و بهاي واحد و كل مبلغ كالاهايي كه كسر موجودي يا اضافه موجودي دارد در دو ستون جداگانه ثبت و بهاي كل كسورات و اضافات نيز اضافه مي‌شود درواقع اين صورت، وضعيت انبارها را از نظر موجودي كالا نشان مي‌دهد. هيئت كنترل انبار يا حساب‌رسان اين صورت را ضميمه گزارش انبارگرداني نموده و جهت اتخاذ تصميم به مقامات سازمان ارائه مي‌دهد.
شمارش موجودي‌ها و مزاياي آن: موجودي‌ها يكي از اقلام عمده دارايي‌ها است و ارزش موجودي‌ها در پايان دوره مالي تأثير بسزايي در سود و زيان شركت‌ها دارد. لذا در هر دوره مالي ضروري است كه حداقل يك‌بار تمام موجودي‌هاي شركت مورد شمارش كامل قرار بگيرد تا از عدم مغايرت موجودي‌ها با كارت موجودي انبار و كارت حسابداري انبار اطمينان حاصل نمود. موجودي برداري مي‌تواند دائمي و مداوم باشد يا ادواري اما حتي اگر هم سيستم كنترل مؤسسه، سيستم كنترل دائمي يا مداوم است باز هم لازم است تا سالي يك بار انبارگرداني كلي نمود.
 
انبارگرداني و شمارش موجودي‌ها داراي مزايايي به شرح زير مي‌باشد:حصول اطمينان از ارقام و اعداد بكار رفته در صورت‌هاي مالي، كارت‌ها و دفاتر و اسناد و فرم‌ها.صحت عملكرد حسابداران و انباردارها را افزايش مي‌دهد.جدا شدن يا جدا كردن اجناس اسقاط و ضايع شده و ايجاد نظمي مجدد در كالاها و انبارها.
روش‌هاي شمارش يا موجودي‌برداري بر دو دسته تقسيم مي‌شوند اول شمارش موجودي دائمي، دوم شمارش دوره‌اي.
 
الف) شمارش موجودي دائمي: اين روش معمولاً در مؤسسات بزرگ اعمال مي‌شود و در آن گروهي جهت اين كار تربيت مي‌شوند تا دائماً و به طور تدريجي از موجودي اجناس مؤسسه شمارش يا توزين به عمل بياورند و نتيجه آن را با موجودي ثبت شده در كارت موجودي مقايسه و ميزان درستي عمل و صحت محاسبات را تشخيص دهند اين روش داراي مزايايي به شرخ زير است:
          1)   جهت موجودي‌برداري دائمي نيازي به تعطيل امور جاري مؤسسه نيست.
          2)   از اشخاص متخصص و وارد در اين امر جهت شمارش بهره گرفته مي‌ِشود.
           3)  انبارها و متصديان مربوطه را وادار مي‌كند كه همه وقت در كار ثبت و نگهداري موجودي‌ها دقت كافي به عمل آورده و عمليات خود را هميشه بروز رسانند تا اگر مسئولين     موجودي‌برداري اقدام به كنترل غيرمنتظره نمايند، نتيجه نامطلوبي گزارش نشود لذا موجب كنترل و هراس از كنترل هميشگي در انبارداران مي‌گردد.
ب) شمارش موجودي دوره‌اي: اين روش انبارداري بهتر از جهت اقلام عمده بكار گرفته شود. زمان انبارگرداني بايد كوتاه باشد تا موجب تعطيل بلند و طولاني مدت توليد نشود يا اينكه انبارگرداني در زماني صورت گيرد كه حجم فعاليت‌هاي مؤسسه در حداقل يا پايين‌ترين سطح خود قرار دارد.
در ضمن چون همكاري ساير واحدها در امر انبارگرداني يا موجودي‌برداري ضروري است حداقل بايد تا يك ماه قبل از انجام عمليات شمارش كميته‌اي جهت برنامه‌ريزي، هدايت، ايجاد هماهنگي و سازماندهي و كنترل در امر شمارش موجودي‌ها تشكيل گردد و همچنين مدتي قبل از شمارش فرم‌ها و وسايل انجام كار آماده و مهيا شود و به موقع در اختيار افراد زيربط قرار گيرد. اقدامات مسئولين انبارها در اين رابطه به شرح زير مي‌باشد:
الف) موجودي‌ها بايد مرتب و به شكلي قرار داده شوند كه به آساني قابل رويت و شمارش باشند و حتي‌الامكان اقلام داراي ماهيت مشابه در يك محل نگهداري شود اگر اين كار مقدور نيست قبل از شمارش، محل‌هاي استقرار اين‌گونه اقلام را بايد مشخص نمود و در اختيار هماهنگ كننده شمارش قرار داد.
ب) برگه‌هاي شمارش كه مشخصات اقلام در آن مندرج گردد را بايد قبل از آغاز عمليات شمارش توسط مسئول انبار با نظارت سرپرست شمارش انبار بر روي اقلام مربوطه الصاق شود.
ج) اقلام ناياب، ناباب، ضايعات و اقلام راكد و موجودي‌هاي اماني ديگر نزد شركت حتي‌الامكان بايد جدا از ساير موجودي‌ها قرار داده شوند و صورت آنها بايد به هماهنگ كننده شمارش موجودي تسليم شود.
د) از كليه اقلام اماني نزد ديگران بايستي صورتي تهيه نمود و در اختيار هماهنگ كننده قرار دادو
ه) آخرين شماره برگ‌ها و مدارك ثبت گردش موجودي‌ها بايد قبل از شروع شمارش به هماهنگ كننده گزارش شود تا مبناي كنترل نقل و انتقالات موجودي‌هاي مربوط به دوره مالي قرار گيرند.
ز) كليه كارت‌هاي موجودي و كارت‌هاي حسابداري انبار حتي‌الامكان بايد قبل از شمارش بروز شوند.
قبل از آغاز شمارش و پس از ثبت نقل و انتقالات مربوط به گردش موجودي‌ها تا تاريخ مشخص، بايد كارت موجودي انبار با كارت حسابداري انبار مطابقت داده شود و در صورت وجود اختلاف، پس از بررسي و كنترل مدارك مبني ثبت كارت‌ها، رفع مغايرت گردد.
پس از آماده سازي فرم‌ها و تهيه مقدمات شمارش و آموزش كاركنان زيربط، عمليات شمارش طبق ضوابطي معين انجام مي‌گيرد تا از يك طرف از پراكنده كاري و از طرف ديگر از بروز اشتباهات احتمالي جلوگيري شود. عمليات شمارش مي‌تواند در صورت لزوم بيش از يك بار تا سه بار صورت گيرد و آخرين شمارش مبناي تصميم ماست. پس از اتمام عمليات شمارش كليه برگ‌هاي شمارش توسط مسئول تهيه صورت شمارش موجودي‌ها از نظر مسلسل شماري برگ‌ها امضاء‌هاي مجاز و غيره كنترل نهايي شده و سپس صورت شماره موجودي‌ها براساس اطلاعات برگه‌هاي شمارش تكميل مي‌شود. هدف اوليه از شماره موجودي‌هاؤ مطابقت مانده موجودي طبق كارت موجودي با موجودي‌هاي عيني شمارش شده و تعيين مغايرت (كسري يا اضافي) اقلامي است كه در تحويل، رسيد يا احياناً سوءاستفاده و يا موارد ديگر ايجاد شده است. در صورت وجود مغايرت فرد هماهنگ كننده مسئول پيگيري علل مغايرت واقعي خواهد بود . و اين كار را به كمك مسئولين حسابداري و انبار انجام مي‌دهد.
پس از تصويب نتايج عمليات شمارش، تعديلات لازم بايد در كارت موجودي انبار، حساب‌هاي شركت و كارت حسابداري انبار انجام شود تا مدارك مزبور نشان دهنده وضعيت واقعي موجودي‌ها جهت انعكاس در صورت‌هاي مالي باشد.
گردش موجودي‌ها: تعيين بهاي اجناس به خصوص در مؤسسات توليدي و انتفاعي داراي ارزش خاصي است به طور كلي تمام اقلام هزينه‌هاي مربوط به ورود جنس به انبار تا مرحله صدور آن از انبار در رديف عوامل متشكله قيمت تمام شده كالا مي‌باشد اما قبل از بيان شيوه‌هاي ارزيابي ادواري يا دائمي موجودي‌ها بهتر است تا ابتدا به گردش فيزيكي و بهاي تمام شده كه از بخش‌هاي خاص خود در ارزيابي‌هاي اقلام انبار و مصرف آنها است اشاره‌اي داشته باشيم.
گردش فيزيكي (Physical Flow): گردش فيزيكي موجودي‌ها مي‌تواند به صور مختلفي صورت پذيرد در برخي از واحدهاي تجاري توليدي لازم است كه موجودي‌ها به طور منظم گردش داشته و همراه كالاهاي جديد و تازه در دسترس باشد مثلاً در يك كارخانه‌ رنگ‌سازي ممكن است ابتدا قوطي‌هاي رنگ قديمي به فروش برسد و از ماندن زياد و فساد آن جلوگيري گردد بدين روش كه از اولين موجودي‌ها اول استفاده مي‌شود روش اولين صادره از اولين وارده يا FIFO گويند (First In First Out) اما در مورد برخي اقلام ديگر موجودي، روش اولين صادره آن معمولاً از آخرين محموله وارده كه در سطح بالا قرار گرفته است صورت مي‌گيرد، اما دارو‌ها يا سبزيجات يا كالاهاي زود فاسد شدني بايد ابتدا به مصرف برسد يعني كالاهاي اول وارده اول صادر شود. به روش اولين صادره از آخرين وارده LIFO گويند (Last In First Out). يا در صورتي كه از لحاظ تاريخ مصرف يا تركيب شيميايي كالاها ماندن آنها اشكالي پيش نياورد مي‌توان از روش مصرف انتخابي نيز بهره جست.
 
گردش بهاي تمام شده (Cost Flow): گردش بهاي تمام شده كالاي انتخابي بر روش موجودي پايان دوره و بهاي تمام شده كالاي فروش رفته اثر مي‌گذارد لذا برخي از اقلام مندرج در ترازنامه و صورت‌حساب و سود و زيان مستقيماً تحت تأثير گردش بهاي تمام شده موجودي‌ها قرار مي‌گيرند. در مواقعي كه بهاي تمام شده مواد و كالاي ساخته شده نوسان زيادي نداشته باشد نگهداري آن آسان بوده. و فرض انتخابي در مورد گردش بهاي تمام شده نيز اثر زيادي ندارد. اما غالباً چنين نوسانات قابل ملاحظه‌اي به وجود مي‌آيد در اين‌گونه موارد، تصميم‌گيري در مورد اين‌كه كدام يك از اقلام بهاي تمام شده موجودي‌ها بايد به موجودي‌هاي پايان دوره مالي و كدام‌يك به بهاي تمام شده كالاي فروش رفته تخصيص يابد، از ضروريان است براي اتخاذ اين تصميمات، چند روش پذيرفته وجود دارد. مثلاً ممكن است كه جديدترين اقلام بهاي تمام شده به پيروي از روش FIFO به موجودي‌هاي آخر دوره اختصاص يابد يا به پيروي از روش LIFO كالاهاي فروش رفته تخصيص يابد اما لزومي براي انطباق گردش بهاي تمام شده بر گردش فيزيكي موجودي‌ها وجود ندارد و مي‌تواند به دو نحو مختلف تؤاماً عمل نمود.
سيستم ارزيابي ادواري موجودي‌ها (Periodic Inventory System):
در اغلب واحدهاي تجاري و ندرتاً در واحدهاي توليدي سيستم ادواري ارزيابي موجودي‌ها متداول است. در اين سيستم هم بهاي تمام شده كالاي فروش رفته و هم موجودي‌هاي پايان دوره در پايان دوره مالي به هنگام تهيه صورت‌هاي مالي محاسبه مي‌ِشود. در اين روش موجودي‌هاي آخر دوره شمارش شده و ارزش آن بر مبناي يكي از روش‌هاي پذيرفته شده گردش بهاي گردش تمام شده تعيين مي‌شود و حسابدارها با كسر كردن ارزش آن از بهاي تمام شده كالاي آماده براي فروش (كه خود از موجودي‌هاي اول دوره به علاوه خريد طي دوره به دست مي‌آيد) بهاي تمام شده كالاي فروش رفته دوره را محاسبه مي‌نمايند:
ارزش كالاي آماده براي فروش= ارزش موجودي در ابتداي دوره+ خريد موجودي طي دوره.
بهاي تمام شده كالاي فروش رفته= ارزش كالاي آماده براي فروش ـ ارزش موجودي در پايان دوره.
روش‌هاي مختلف ارزيابي ادواري موجودي‌ها به سه دسته كلي تقسيم مي‌شود كه عبارتند از:
1)روش FIFO يا اولين صادره از اولين وارده (First In First Out).
2)روش LIFO يا اولين صادره از آخرين وارده (Last In First Out).
 3)روش ميانگين وزني (Weighted Average).
سيستم ارزيابي موجودي‌ها (Perpetual Inventory):
در اين سيستم كليه مبادلات خريد و فروش در حساب موجودي‌ها ثبت مي‌شود. نظر به اينكه اين سيستم باعث مي‌شود كه حساب موجودي‌هاي كالاها همواره با زمان منطبق باشد (بروز باشد). تحت اين عنوان سيستم ارزيابي دائمي موجودي‌ها نامگذاري شده است. هرگونه ورود و خروج از انبار بايد به قيمتي ارزيابي گردد اينجاست كه انتخاب شيوه قيمت‌گذاري براي اقلام ورودي و خروجي از انبار الزامي شود مهمترين روش‌هاي نگهداري و ارزشيابي و تقويم دائمي موجودي‌ها عبارتند از:
                             1)  روش شناسايي ويژه Specific Identification
                         2)  روش FIFO (First In First Out)
                          3) روش LIFO (Last In First Out).
                          4)روش ميانگين متحرك (Moving Average)
مقايسه سه روش ارزيابي موجودي‌ها:
انتخاب روش ارزيابي موجودي‌ها اثر قابل ملاحظه‌اي بر بهاي تمام شده كالاي فروش رفته و سود ناخالص دارد لذا براي مديراني كه روشي را انتخاب مي‌كنند، در صورت تمايل مي‌توانند آنرا عوض كنند اما يكي از اصول بنيادي مفاهيم حسابداري رعايت يكنواختي يا ثبات رويه است و از وقوع تغيير روش مكرر و بي‌دليل جهت تغيير در سودآوري جلوگيري به عمل مي‌آورد اما نقاط قوت و ضعف هر روش قيمت‌گذاري يا ارزيابي چيست؟
مزيت‌ها و معايب شناسايي ويژه: مزيت ويژه اين روش اين است كه تطابق (مقابله) صحيح اقلام بهاي تمام شده با درآمد مربوط را امكان‌پذير مي‌سازد. نقطه ضعف مهم آن نيز فرآهم آوردن امكان اعمال نفوذ بر قم سود ناخالص براي مديريت است. زيرا هنگام فروش، مديريت مي‌تواند به اقتضاء و بر مبناي سود مورد نظر رقم بهاي تمام شده دلخواه را انتخاب كند بعلاوه اجراي اين روش در بسياري از واحدهاي تجاري ـ توليدي با اشكال مواجه شده و از اين رو ، موارد استفاده آن تنها به محصولات گرانبها و منحصر به فرد محدود گرديده است.
مزيت‌ها و معايب روش FIFO:
 كاربرد اين روش كه متداول‌ترين روش ارزيابي موجودي‌هاست بسيار آسان است. گردش اقلام بهاي تمام شده در اين روش، معمولاً با گردش فيزيكي اقلام موجودي‌ها مطابقت مي‌كند و موجب ارزيابي موجودي‌هاي آخر دوره با قيمت‌هاي نزديك به جاري مي‌شود. ضمناً اجراي اين روش در دوره‌هايي كه قيمت‌ها در حال افزايش است موجب ايجاد سود ناخالص بيشتر مي‌شود. عليرغم مزاياي فوق سود بيشتر موجبات ماليات بر درآمد بيشتر را فراهم مي‌آورد و درآمدهاي جاري با اقلام بهاي تمام شده نسبتاً قديمي مقايسه مي‌ِشود و در نتيجه كارايي و سودآوري بيش از واقع نشان داده مي‌شود ضمن اينكه براي جايگزيني اقلام موجودي‌ها بهاي بيشتري نيز بايد پرداخت گردد. تطابق (مقابله) اقلام بهاي تمام شده قديمي با درآمدهاي جاري موجب ايجاد سود ناشي از نگهداري موجودي‌ها (Inventory Profit) مي‌‌شود كه به نوبه خود باعث نشان دادن قدرت سودآوري بيش از واقع و احتمالاُ گمراهي گروه‌هاي ذينفع مي‌شود.
مزايا و معايب LIFO:
 مزيت عمده اين روش اين است كه در دوره افزايش قيمت‌ها، سود ناخالص به ميزاني كمتر محاسبه و ماليات بر درآمد كمتري پرداخت مي‌گردد كه موجب بهبود وضعيت نقدينگي و گردش وجوه نقد مي‌شود ضمناً درآمد جاري با اقلام بهاي تمام شده نزديك به قيمت‌هاي جاري مقايسه و مقابله و در نتيجه سود ناخالص نيز سودآوري تجاري را بهتر نشان مي‌دهد. اما اگر اين روش در چند دوره مالي متوالي به كار برده شود اقلام موجودي‌هاي منعكس در ترازنامه با ارزش به مراتب كمتر از قيمت‌هاي جاري (در موقع افزايش قيمت‌ها) نشان داده مي‌شود زيرا بر مبناي اقلام بهاي تمام شده قديمي و نسبتاً ارزان (كه موجب پايين آمدن غير عادي بهاي تمام شده كالاي فروش رفته است) محاسبه و ارزيابي شده است و افزايش سود غير معقولي را موجب خواهد شد. در دوره‌هايي كه قيمت‌ها  در حال افزايش باشد اجراي روش LIFO موجب محاسبه سود ناخالص كمتر در مقايسه با روش FIFO مي‌شود گرچه سود كمتر موجب پرداخت ماليات كمتري مي‌گردد اما سود هر سهم ارائه تصويري نادرست از قدرت سودآوري شركت يا واحد تجاري را موجب مي‌شود لذاست كه مسئولين كشورهاي صنعتي شركت‌ها را مقيد كرده‌اند تا جهت مقاصد مالياتي در صورت استفاده از LIFO، آن را در محاسبه سود ناخالص به منظور گزارش‌گري مالي نيز بكار برند.
مزايا و معايب ميانگين موزون و متحرك:
 اين روش‌ها كه به ترتيب در سيستم‌هاي ارزيابي ادواري و دائمي موجودي‌ها بكار مي‌رود در مقايسه با روش LIFO، در برخي از كشورهاي صنعتي كمتر متداول است زيرا كليه نقاط ضعف دو روش LIFO و FIFO را داراست در حالي‌كه مزيت عمده‌اي نيز ندارد. در صورت اجراي اين روش‌ها، سود ناخالص و موجودي‌هاي آخر دوره هيچ يك با قيمت‌هاي جاري با قيمت‌هاي نزديك به آن محاسبه نمي‌شود.
حفاظت و ايمني انبارها:
مقدمه: امروزه حوادث براي صنايع ضايعاتي بس گران از لحاظ مالي و جاني مي‌آفريند و كوتاهي و قصور در ايجاد محيط مناسب و بي‌خطر براي پرسنل امري غيرقابل بخشش مي‌باشد جنبه‌هاي عملي و ذهني جلوگيري از حوادث با هم مرتبط هستند. حوادث مي‌تواند موجب صدمات بدني به نيروي انساني، منابع توليدي و همچنين ناراحتي‌هاي فكري و ذهني گردد جهت نيل به موفقيت در جهت جلوگيري از حوادث و صدمات و خطرات ناشي از آن بايد به نكاتي خاص توجه نمود و چند اصل عمده زير را در نظر داشت اين اصول عبارتند از اينكه:
1)   اين حقيقت را بايد پذيرفت كه هزينه‌ها و صرف وجوه در امور جلوگيري از حوادث گرچه جنبه محسوس دارد اما اگر درست هزينه شوند غيرمحسوس و حتي گاهاً محسوس آنهم بيشتر در بلند مدت عايد سازمان مي‌نمايد هزينه‌هاي مصروفه در امر تهيه وسايل حفاظتي مثل تهويه، روشنايي يا حفاظ دستگاه‌ها و تجهيزات كار يا سر صداگير و ... از ضروريات كار بوده و براي كار سودمند مي‌باشد.
2)   كليه اعضاء چه كارمندان چه كارگران و چه مديريت بايد از برنامه‌هاي ايمني و حفاظت كار با علاقه واقعي حمايت نمايند.
3)  برنامه‌هاي ايمني از برنامه كار و توليد و انبارداري مجزا نيست و جزئي از آن است در نتيجه مثلاً سرپرست انبار، مسئول برنامه ايمني انبار نيز بايد باشد و متخصصين و مجربين امر ايمني و بهداشت حرفه‌اي مشاورين او نيز به شمار مي‌آيند.
بازرسي‌هاي ايمني و بهداشت از مسئوليت‌هاي عمده سرپرستان هر قسمت مي‌باشد ايشان موظف به بازرسي‌هاي ايمني و بهداشتي از قسمت خود مي‌باشند چرا كه اين امر مي‌تواند از بروز حادثه جلوگيري نمايد. مهمترين قسمت‌ها يا بخش‌ها و وسايلي كه مورد بازرسي قرار مي‌گيرند و نكاتي كه بايد مسئولين امر از آنها آگاه باشند به شرح زير مي‌باشند:
(1) حمل و نقل مواد:
ـ انبار كردن.
ـ بار زدن و يا تخليه و يا تخليه بار در انبار.
ـ علائم دستي موجود در انبار.
ـ جراتقال‌ها ـ نقاله‌هاي متحرك هوايي و زميني مثل ارابه‌هاي دستي و ... موجود در انبار.
 
(2) محيط كاري:
ـ نظافت انبارها.
ـ استقرار ماشين‌ها و وسايل حمل و نقل و كيفيت استقرار آنها در انبار.
ـ راهروها و تناسب ايمني كار در انبارها.
ـ پلكان‌ها ـ سطح‌هاي شيب‌دار و نردبان‌هاي انبار.
ـ زمين محيط‌هاي كاري انبار.
(3) آلات و ابزار دستي:
ـ وضعيت ابزارهاي دستي انبارها.
ـ روش اشتباه (صحيح) در بكار بردن ابزارهاي دستي انبارها.
ـ بازرسي و نگهداري ابزار دستي انبارها.
ـ اشكالات موجود در تهيه ابزار دستي انبارها.
ـ نظافت ابزارهاي دستي و آلات موجود در انبارها.
(4) وسايل حفاظت فردي:
ـ عينك‌هاي حفاظتي و يا ساير وسايل و حفاظت از چشم.
ـ دستگاه‌هاي تنفسي، لوله‌هاي هوا، ماسك و غيره جهت مواقع ضروري.
ـ كفش، كلاه، دستكش، پيش‌بند و لباس‌هاي كاري متناسب با انبارها و كارهاي آن.
ـ اشكالات موجود در تهيه وسايل حفاظت انفرادي.
ـ وسايل حفاظت فردي كه مهيا شده اما بكار گرفته نمي‌شوند.
 
(5) ساير موارد:
ـ بازرسي الكتريسيته وسايل و برق‌كشي انبارها و ايمني آنها.
ـ بازرسي محيط شيميايي كاري و جنبه‌هاي ايمني شيميايي و فيزيكي كار.
ـ بازرسي گرد و غبار، دود، گاز و بخار و ... در انبارها.
ـ بازرسي نحوه حمل و نقل مواد و آلات.
ـ بازرسي وسايل اطفاء حريق مثل اسپرينكلرها.
برنامه‌ريزي و كنترل موجودي‌ها
مقدمه:
 اجراي برنامه‌هاي صنعتي و اداره صحيح كارخانجات و مؤسسات كه اينك نتايج و ثمرات آن روز بروز مشهودتر مي‌شود فقط با استفاده از اصول مديريت علمي امكان‌پذير است و لازمه موفقيت و پيشرفت و توسعه صنايع نيز بكار بردن اين اصول مي‌باشد در آغاز ايجاد مؤسسات، مشكلات مسائل عملي بيشتر توجه خود را بر جنبه‌هاي مالي و فني قرار داده بود و لذا مجال كمتري براي بكار بردن اصول و فنون مديريت باقي مي‌ماند و اينك كه اين مشكلات اوليه تا حدودي مرتفع شده است فرصت بيشتري براي استفاده از مباني مديريت علمي موجود است لذا بر مديران لازم و ضروري است كه به استفاده از اصولي كه سبب بالا بردن كارايي مي‌گردد توجه هر چه بيشتري بنمايند خوشبختانه اكثر مديران كارخانجات به مزاياي فنون مديريت اعتقاد پيدا كرده‌اند و اميد بر آن است كه اعتقاد را جنبه‌اي عيني بخشند. فعاليت‌هاي مربوط به موجودي را مي‌توان در دو بخش بررسي نمود يكي مديريت موجودي‌ها و دوم كنترل موجودي‌ها. مديريت موجودي‌ها عبارت است از تدوين سياست‌ها و روش‌ها و ارائه خط‌مشيء اداره امور موجودي‌هاي واحدهاي صنعتي و كنترل موجودي‌ها نقش اجرا كننده و بكار گيرنده اين روش‌ها جهت اعمال سياست‌هاي ارائه شده را در بر مي‌گيرد. مديريت موجودي‌ها مديريت كارخانه دخالت مستقيم داشته و در حقيقت تعيين كننده اصلي سياست‌ها و خط‌مشي‌ها در اين زمينه به شمار مي‌رود و امور كنترل موجودي‌ها به طور معمول زير نظر مدير توليد و در همكاري نزديك با حسابداري صنعتي، فروش، خريد و قسمت‌هاي انبارها اجرا مي‌شود.
تعريف موجودي: بطور كلي موجودي عبارتست از كالا يا متاعي كه براي مدتي بخواهد نگهداري شود ولي به اختصار مي‌توان گفت كه عبارت است از اجناس، مصالح، مواد و قطعات كه در امر توليد و فروش و اداره صنعت مورد مصرف قرار مي‌گيرد موجودي‌ها قسمتي از دارائي‌هاي مؤسسه به شمار مي‌آيند و شامل تمام دارائي‌ها نيست.
اهميت موجودي‌ها: موجودي‌ها از جمله دارائي‌هاي است كه نيازمند توجه دقيق مديريت واحدهاي تجاري ـ توليدي مي‌باشد. موجودي‌ها دو ويژگي مهم دارند كه اين دو ويژگي بذل توجه خاص طرح‌ريزي آنرا الزامي مي‌نمايد.
علت نگهداري موجودي‌ها: چند دليل عمده از دلايل متفاوت و مختلف نگهداري موجودي‌ها به شرح زير مي‌باشند:
1)  به علت دير رسيدن احتمالي مواد ا محصولات به كارخانه يا فروشگاه نگهداري موجودي ضروري است.
2) به علت تخفيف خريد مناسب يا توليد بيشتر در آينده موجودي بيشتري خريداري و نگهداري مي‌شود.
3) در موارد فصلي يا متغير بودن نقاضا يا فاسد نشدني بودن و با دوام بودن موجودي‌ها موجودي بيشتر نگهداري مي‌شود.
4) براي به حداقل رساندن احتمال عدم توانايي در پاسخگويي به تقاضاهاي مصرف كننده ضررها و هزينه‌هاي ناشي از كمبود موجودي.
مزاياي موجودي: در شركت‌هاي توليدي تهي بودن انبار از يك قلم كالا در پاره‌اي موارد ممكن است عمليات توليد را دچار وقفه و تعطيل سازد. در جهت خلاف اگر يك شركت بيش از اندازه لازم موجودي را در انبار داشته باشد، هزينه انبارداري اضافي موجب پايين آمدن سود و حتي گاهي موجب زيان مي‌گردد از اين رو نگاهداري صحيح موجودي انبار عامل تعيين كننده در ميزان سود يك شركت به شمار مي‌آيد. موجودي كافي در هر سازمان انعطاف‌پذيري عملي زيادي در امر توليد و ساخت فراهم مي‌نمايد و عدم وجود موجودي كافي در صورت وجود مراكز گوناگون توليد موجب مي‌شود تا براي هر قطعه لازم در جريان توليد، ماشيني نصب نماييم و قطعات را از اين ماشين‌ها به مراكز مختلف انتقال دهيم علاوه بر نكات فوق موجودي در انبار داراي مزاياي زير است:
                       1)   عامل مهمي در افزايش سود در صورت نگهداري آن در حد مطلوب است.
                       2)  موجب جداسازي عمليات مختلف از هم مي‌گردد.
                       3)  دست مديران را براي برنامه‌ريزي‌هاي مستقل از هم با مي‌گذارد.
                       4) براي مواقع وجود تقاضاهاي متغير و فصلي نقش ضربه‌گير را ايفا مي‌كند.
                       5)  وجود انبارها و نگهداري موجودي‌ها در مواقع تغييرات قيمت و فصلي بودن
                             كالا موجب تهيه ارزان و به موقع موجودي‌ها مي‌شود.               
  الف)  براي مواردي كه انتقال كالا از مبدأ به مصرف كنندگان زمان‌بر باشد و تقاضاي مصرف كننده به موقع بايد پاسخ داده شود، موجودي اين فاصله را پر مي‌كند و سبب پاسخ‌گويي به موقع به مشتريان مي‌گردد.
 
مواضع مختلف بخش‌ها و گروه‌هاي دورن سازمان نسبت به حجم موجودي‌ها:
1) بخش حسابداري با توجه به اينكه موجودي براي مؤسسه ايجاد هزينه مي‌نمايد و سبب مي‌شود كه قسمت اعظمي از سرمايه در گردش در موجودي‌ها به صورت غيرفعال نگهداري شود و ساير هزينه‌هاي نگهداري بالا رود سعي و علاقه به نگهداري حجم كم آن دارد.
2)  بخش انبارها، بر مبناي نقش خود در مقابل موجودي، براي اينكه از مشكل كمبود جا، حمل و نقل و جابه‌جايي، چيدن اقلام در انبارها و خرابي‌ها و ... رها شود مايل شود كه حجم موجودي‌ها در سطح كمتري باشد.
3) بخش خريد و تداركات با توجه به اينكه خريد در حجم زياد سبب مي‌شود كه هزينه‌هاي سفارشي، مقدمات تهيه سفارش كمتر گردد و در مقابل از تخفيف‌هاي بيشتري استفاده شود تمايل دارد خريد و نگهداري كالا در حجم زيادتري صورت گيرد.
4) بخش توليد، با توجه به اينكه هرچه موجودي‌ها در سطح زيادتري به قسمت توليد برسند همواره احتياج به تعويض خط توليد و آماده كردن ماشين‌آلات جهت توليد محصولات مختلف نيست لذا تمايل دارند تا در مراحل مختلف توليد موجودي نيمه ساخته و قطعات به ميزان بيشتري وجود داشته باشد تا مشكل توقف خط توليد پيش نيايد.
5) بخش فروش، اين بخش براي اينكه بتواند مشتريان را راضي نگهدارد و سهم بازار بيشتري را در اختيار بگيرد و در مقابل از مشكلات عدم رضايت مشتري خلاصي يابد تمايل دارد هميشه سفارشات را در سطح مطلوب و به موقع جوابگو باشد، بنابراين مي‌خواهد كه موجودي‌ها در حجم زيادتري باشند تا توقف در توليد و فروش پيش نيايد.
لذا بحث كنترل دقيق ميزان موجودي‌ها از اهميت خاصي برخوردار است اهم علت‌هاي آنرا مي‌توان موارد زير دانست:
ـ تغييرات سريع تكنولوژيكي.
ـ بحران انرژي و محدوديت‌هاي صنايع.
ـ بهينه كردن امور بطور سيستماتيك در ارتباط با بخش‌هاي ديگر سازمان.
ـ مققرات متغير دولتي و امنيت يا عدم امنيت اقتصادي صنعتي بازرگاني حقوقي، اجتماعي و سياسي و قانوني.
ـ استفاده حداكثر از حداقل منابع سازمان و به حداكثر رساندن كارايي و اثربخشي سازماني.
 
هزينه‌هاي نگهداري و انبار كردن موجودي‌ها: اين نوع هزينه‌ها جهت سهولت بيان، هزينه‌هاي انبارداري ناميده مي‌شوند. هزينه‌هاي انبارداري به حجم موجودي‌هاي يك كارخانه بستگي دارد و هر قدر موجودي‌هاي يك كارخانه زيادتر باشد، هزينه انبارداري بيشتري را در بر خواهد داشت انواع هزينه‌هاي نگهداري عبارتند از:
الف) هزينه‌ سرمايه راكد: يا هزينه‌هاي ناشي از ركود وجوه صرف شده در موجودي‌ها، بهره وام جهت تهيه موجودي‌هاي راكد مانده است و يا هزينه فرصت يا بكار انداختن اين سرمايه شخصي در امور و سرمايه‌گذاري‌هاي ديگر است لذا عدم استفاده از آن در جهت سودآوري، هزينه‌اي براي كارخانه به شمار مي‌آيد.
ب) هزينه‌اي محل و بيمه، ماليات و دستمزد انباردارها: جهت نگهداري اجناس و كالا به فضا، حرارت و تهويه، نگهبان و همچنين بيمه كردن كالا در مقابل خسارات آتش‌سوزي و ساير خطرات نياز است و چنين عملياتي هزينه دارد اين علاوه بر هزينه دستمزد انباردارها و مديران و متصديان انبارها و ماليات بر موجودي‌هاست.
ج) هزينه ناشي از فاسد شدن و مفقود شدن و جابه‌جا كردن كالاها و فرسودگي و استهلاك موجودي‌ها و انبارها: بعضي از كالاها ممكن است با آمدن كالاي جديدتر به بازار، از رونق افتاده و خريداري نداشته باشند و غيرقابل يا بشوند و با نگهداري آنها و تحقق چنين موردي كارخانه متحمل زيان و خسارت خواهد گرديد. همچنين بسياري از كالاها و محصولات از جمله مواد غذايي و شيميايي در صورتي كه بيش از زمان معين در انبار بمانند فاسد مي‌شوند و براي انبار هزينه‌اي به بار خواهند آور فرسودگي و استهلاك وسايل انبار و ساختمان‌ها و ماشين‌هاي حمل و نقل و خود موجودي كه در انبار نگهداشته شده نيز هزينه‌هاي نگهداري موجودي كالا را بالا مي‌برد.
كنترل موجودي: اصولاَ مديران عملياتي درصددند كه طرحي برا كنترل موجودي داشته باشند ولي با توجه به اثرات محيطي نمي‌توان يك طرح عمومي و كلي ارائه داد بلكه بايستي به تجربه شرايط محيطي را كشف و بعد نسبت به طراحي طرحي مناسب با شرايط پرداخت و بعد با سيستم كنترل اثر آن را مورد ارزيابي قرار داد. كنترل موجودي با برنامه‌ريزي و سازمان‌دهي ارتباط نزديكي دارد اما مدل‌هاي كنترل موجودي را مي‌توان به صورت زير دسته‌بندي نمود.
انواع مدل‌هاي كنترل موجودي: مدل‌هاي كنترل موجودي در شرايط اطمينان.مدل‌هاي كنترل موجودي در شرايط ريسك ( با وجود توزيع احتمال متغيرهاي تصادفي )مدل‌هاي كنترل موجودي د رشرايط عدم اطمينان.مدل برنامه‌ريزي و كنترل (Material Requirement Planning) M.R.P.مدل‌هاي موجودي صفرZeroinventory يا .Stockless
 
ـ نحوه محاسبه عملي هر يك از اقلام فرمول EIQ در موسسات:
محاسبه هزينه‌هاي ثبت سفارش: براي محاسبه ثبت سفارش، هزينه ثبت سفارش يك واحد ريالي كالا مي‌بايست محاسبه شود و آن از حاصل تقسيم هزينه‌هاي كل تداركات به قيمت كل خريدهاي انجام شده طي يك سال بدست مي‌آيد.
 
 هزينه كل قسمت تداركات
                                       = هزينه ثبت سفارش يك ريال
قيمت كل خريدهاي انجام شده
 
 
(1)
 
 
و چنان‌چه بخواهيم هزينه ثبت سفارش يك ريال كالايي كه در داخل تهيه شده است را بدست آوريم و آن را از هزينه سفارش خريد خارجي جدا كنيم بايد ابتدا به تفكيك هزينه‌هاي تداركات خارجي و داخلي جداگانه برآورد و يا محاسبه شود و سپس كل خريدهاي خارجي و داخلي نيز بايد معلوم باشد تا هزينه سفارش يك ريال خريد خارجي و داخلي هزينه سفارش هر قلم كالا محاسبه مي‌شود:
 
كل هزينه‌هاي تداركات داخلي
                               = هزينه سفارش يك ريال كالاي خريداري شده در داخل
   قيمت خريدهاي داخلي 
 
 
 
 
 
 
 
(2)
 
 
 
كل هزينه‌هاي تداركات خارجي
                                         = هزينه سفارش يك ريال كالاي خريداري شده از خارج
    قيمت خريدهاي خارجي
(3)
 
 
 (4)        هزينه سفارش يك ريال كالا * قيمت كالا = هزينه سفارش هر قلم كالا
  محاسبه هزينه‌هاي نگهداري و انبارداري: هزينه نگهداري هر ريال كالا را ابتدا محاسبه و بعد در قيمت هر كالا ضرب مي‌كنيم و به دو روش محاسبه مي شود اول بر مبناي قيمت كل مواد انبار شده در انبارها چه براي كليه انبارها يكجا و چه براي تك‌تك انبارها جداگانه و دوم بر مبناي حجم اشغال شده انبارها توسط هر قلم كالا.
 
الف) ـ محاسبه هزينه نگهداري به روش قيمت انبار:
 
مجموع هزينه‌هاي سرشكن شده به انبار مربوطه
                                                                 = هزينه نگهداري يك ريال كالا يا موجودي قيمت كل موادي كه در اين انبار نگهداري مي‌شود
(5)
 
 
 
 
 
مبناي سرشكن كردن هزينه‌هاي مشترك نيز دلخواه بوده و مي‌تواند ارزش نسبي ريالي موجودي‌هاي هر انبار باشد يا مي‌تواند مبناي ديگر بنا به صلاحديد ومديريت و بحث و تبادل نظر با مقامات و مسئولين دست‌اندركارانبارها باشد.
(6) هزينه نگهداري يك ريال كالا يا موجودي * قيمت خريد موجودي = هزينه نگهداري كالا و موجودي
 
ب) – براي محاسبه هزينه نگهداري به روش حجم اشغالي توسط هر قلم كالا بر داشتن گام‌هاي زير ضروريست :
محاسبه حجم هر انبار به طور جداگانه به طوري‌كه ارتفاع انبارها را 4 متر مي‌سازند و با محاسبه كل حجم انبار بعد از كسر حجم‌هاي تلف شده، حجم مفيد هر انبار محاسبه مي‌شود ( انبار مي‌تواند كم‌ارتفاع‌تر يا بلندتر باشد).
 4* مساحت انبار = حجم ناخالص انبار
تلفات فضا – حجم ناخالص انبار = حجم خالص انبار
 
 
با فرض 4 متر ارتفاع   (7)
 
 
كل هزينه سرشكن يا محاسبه شده انبار مربوطه  
                                                            = هزينه ‌هر مترمكعب‌ موجودي‌ نگهداري ‌شده ‌در انبار  
                حجم انبار مربوطه
 
 
 
 
 
و براي محاسبه كردن هزينة نگهداري هر قلم كالا بايستي حجم اشغالي هر موجودي يا كالا در انبار را مشخص كرد و آن را در هزينه نگهداري متر مكعب كالاي محاسبه شده در فرمول (9) ضرب نمود:
 
   هزينه نگهداري
هر متر مكعب كالا   *
در اين انبار
حجمي از انبار كه توسط
   اين قلم كالا اشغال
        شده است
 
 = هزينه نگهداري هر قلم       كالا درانبار
 
 
 
 
 
مثال: با توجه به اطلاعات ذيل هزينه‌هاي سفارش براي خريدهاي داخل و خارج را به همراه هزينه‌هاي نگهداري براي يك ريال موجودي محاسبه نموده و سپس براي كالاهاي مورد نظر در اطلاعات مسئله هزينه سفارش و نگهداري را معين نمود و با توجه به قيمت هر كالا مقدار سفارش اقتصادي  EOQ را محاسبه نمائيد:
ـ اصول اجراي وظايف انبارها: حفظ ميزان موجودي كالا در حد مطلوب و تعيين اقلام كالا و ميزان موجودي از وظايف مهم قسمت انبارها به شمار مي‌آيد. در اجراي اين اصل نبايد اقدامي نمود كه موجب غفلت شود و هيچ‌گاه نبايد يك و يا چند قلم كالا در انبار ناياب گردد و موجبات ركود و كندي كارها فراهم شود.
ـ از طرف ديگر وجود كالاهاي بلامصرف و اضافه بر مصرف در انبارها با صرفه و صلاح نيست و موجبات ركود سرمايه، بالارفتن هزينه‌هاي انبارداري، انباشته شدن بي‌رويه انبار و اشتغال فضاي آن، فرسايش كالا در انبار و صدمات و مضرات ديگر خواهد شد. براي جلوگيري از زيان‌هاي ناشي از نايابي كالا يا وجود كالاهاي اضافي در انبارها معمولاَ براي هر يك از اقلام كالا، مقادير و يا حدودي در نظر گرفته و به طريق مختلف محاسبه مي‌نمايند.
محاسبه و تعيين اين حدود و بكارگيري آن‌ها باعث مي‌گردد كه كالاهاي ضروري در حد متناسب با احتياجات سازمان هميشه در انبارها موجود باشد. اين مقادير و يا حدود كه به حفظ ميزان موجودي كالا در حد مطلوب كمك مي‌نمايند عبارتند از: 
 الف) حد نقطه سفارش: نقطه سفارش يا حد سفارش به آن مقدار از كالا گفته مي‌شود كه وقتي موجودي كالا در انبار به آن مقدار رسيد، بايد براي خريداري مجدد آن كالا درخواست خريد صادر و به جريان گذاشته شود. صدور درخواست خريد به موقع موجب مي‌شود كه هيچ‌گاه انبارها با كمبود و يا نبود كالاها مواجه نشوند.ب) حداقل موجودي يا ذخيره احتياطي: كمترين مقداري‌كه موجودي هر يك از اقلام كالاهاي اقلام از آن مقدار نبايد كمتر شود، حداقل موجودي يا ذخيره احتياطي نام دارد. اين مقدار از كالا را براي موارد پيش‌بيني نشده از قبيل تأخير در خريد مجدد كالا و . . . در نظر مي‌گيرند.
انباردار مكالف است به محض اين‌كه موجودي كالا به مقدار حداقل رسيده مراتب را به مقامات مسئول سازمان گزارش داده و به جز موارد ضروري و كسب مجوز از مسئولين، اجازه تحويل آن‌ها را به متقاضي نخواهد داشت.ج) حداكثر موجودي: بيشترين مقدار هر يك از اقلام كالا را كه انباردار مجاز به نگهداري آن‌ها د رانبار مي‌باشد، حداكثر موجودي گويند. به عبارت ديگر حداكثر موجودي هر كالا به آن مقدار از كالا گفته مي‌شود كه موجودي انبار نبايد از آن مقدار بيشتر گردد. تعيين حداكثر موجودي باعث مي‌شود كه، كالاهاي اضافه بر مصرف و بلا مصرف در انبارها، انباشته نشده و از ركود سرمايه و فرسايش كالا جلوگيري شود.د) مقدار سفارش جديد يا با صرفه‌ترين مقدار سفارش: مقدار سفارش جديد، يعني آن مقدار از كالا كه درخواست خريد، براي خريداري قيد مي‌گردد. تعيين اين مقدار فرمول يا طرز محاسبه معيني ندارد چرا كه در بعضي از انبارها مقدار مصرف بين سفارش قبلي و فعلي را در نظر مي‌گيرند مثلاَ اگر در 6 ماه قبل براي كالاي معيني درخواست خريد صادر نمائيم به كمك كارت اين كالا مي‌توان محاسبه كرد كه در اين مدت 6 ماه چه مقدار مصرف نموده‌ايم سپس معادل همين مقدار مصرف شده، درخواست خريد صادر مي‌نمائيم